Kako prenesti vsa e-poštna sporočila s strežnika v Outlooku?

Outlook je primarni e-poštni vmesnik za uporabnike strežnika Microsoft Exchange Server. Sinhronizira se s strežnikom za hitro in priročno pridobivanje in pošiljanje e-pošte. Ni pomembno, ali je vaš e-poštni odjemalec Outlook.com, Hotmail ali celo tretja oseba, kot je Gmail, lahko preprosto nastavite svoj račun in začnete pošiljati vsa ta službena e-poštna sporočila.





Ker gre za vaša e-poštna sporočila, bi jih seveda želeli kadar koli odpreti. Odvisno od tega, koliko mesecev je minilo, odkar ste ga napisali, lahko Outlook prikaže katero koli e-pošto, ki jo potrebujete. Ali lahko? Kot kaže, stvari niso tako preproste. Outlook privzeto ne prikaže vsega: večina e-poštnih sporočil ostane na strežniku Microsoft Exchange Server, medtem ko je v Outlooku na voljo le del.

Če uporabljate Outlook 2019, 2016, 2013 ali Outlook za Office 365, ne morete dobiti takojšnjega dostopa do starejših e-poštnih sporočil, ne da bi spremenili nastavitev mape »Prejeto«. Čeprav se vaše e-poštno sporočilo na strežniku hrani za vedno, lahko pričakujete udobje, če imate tudi lokalno kopijo. Način nastavitve Outlooka pa na vaš lokalni disk prenese do 12 mesecev e-pošte. Če morate prebrati e-poštna sporočila, starejša od tega datuma, boste morali ustrezno ukrepati, da jih bo Outlook prisilil, da jih prenese s strežnika.

Zakaj ima Outlook omejitev prenosa e-pošte?

Lahko se vprašate, zakaj je situacija takšna. To je zato, ker Microsoft Office izvede nekatere inteligentne nastavitve, ko je nameščen v vašem sistemu. Preveri vso vašo strojno opremo in izvede potrebne prilagoditve, da omogoči optimalno delovanje programa v sistemu. Glede e-poštnih sporočil Outlook in podjetja se preverjanja, ki jih izvaja na vaši strojni opremi, uporabljajo za nastavitev parametrov prenosa.



Jasno je, da skuša pomagati, toda program lahko postane vmešaven. Po preverjanju trdega diska, da preveri, koliko prostora je še ostalo, samodejno prilagodi časovno omejitev, ki določa, koliko e-poštnih sporočil je shranjenih lokalno. Več prostora na disku je na voljo, več mesecev e-pošte se prenese. Izračun se izvede po naslednji formuli:

  • Če je prostega prostora na disku do 64 gigabajtov, se v računalnik samodejno prenese do 12 mesecev e-pošte.
  • Če je prostega prostora na disku nekje med 32 in 64 gigabajtov (brez števila), se tri mesece e-pošte samodejno prenese v vaš računalnik.
  • Če je količina prostega prostora na disku manjša od 32 gigabajtov, se v lokalnem pomnilniku računalnika shranijo samo mesečna e-poštna sporočila.

Morda se sprašujete, v čem je vznemirjenje in zakaj nastavitve ni bilo mogoče nastaviti samo tako, da 'prenese vsa e-poštna sporočila' ali kaj podobnega. Pravzaprav lahko e-poštna sporočila v nasprotju s splošnim prepričanjem zavzamejo veliko prostora. Tisti, ki vodijo zasedena življenja, obremenjena z e-pošto, pogosto ugotovijo, da so ogromno prostora zavzela tako poslana kot prejeta e-poštna sporočila. Če ne spremljate uporabe diska, se boste morda zbudili in ugotovili, da vam je ves prostor zasedel poslovna korespondenca.

Tudi Microsoft to ve. Zato je Office zasnovan tako, da samodejno prilagaja parametre pomnilnika, na primer privzeto omejitev lokalnega prostora za shranjevanje e-pošte za Outlook. Običajno je to v redu; velika verjetnost je, da nimate veliko potrebe po elektronski pošti preteklih let. Poleg tega imate ne glede na nastavitev še vedno lokalni dostop do svojih nalog, sestankov v koledarju in stikov.



Upoštevajte, da je učinkovitost te nastavitve odvisna od vrste e-poštnega odjemalca, ki ga uporabljate. Če uporabljate enega od Microsoftovih domačih ponudnikov e-poštnih storitev, kot so Hotmail, Outlook ali 0365, nastavitev vpliva na to, koliko e-poštnih sporočil je na voljo lokalno. Isto načelo velja za večino priljubljenih poslovnih e-poštnih storitev v okolici. Če pa slučajno uporabljate javnega ponudnika, kot so Gmail, Yandex ali Yahoo, vas to ne bo skrbelo, saj nastavitev ne bo imela nobenega učinka. Vsa vaša e-poštna sporočila v strežniku Microsoft Exchange bodo imela lokalno kopijo, shranjeno v notranjem pomnilniku vašega računalnika.

Kako narediti Outlook, da prenese vse e-poštna sporočila s strežnika

Tu se strežnik seveda nanaša na strežnik Microsoft Exchange. Medtem ko nekatera podjetja kupijo licenco za gostovanje strežnika Exchange Server v prostorih, se druga obrnejo na neodvisnega ponudnika strežnika Exchange-as-a-Service. Povečuje se tudi priljubljenost storitve Exchange Online, različice storitve v oblaku, ki jo gosti sam Microsoft.



Ne glede na uporabljeni način izmenjave, njegova glavna funkcija ostaja enaka: agent za prenos sporočil, ki pošilja e-pošto med računalniki. Sporočila se na obeh koncih berejo z e-poštnim odjemalcem, v tem primeru Outlookom.

V bistvu se z uporabo Exchange vsa e-poštna sporočila, ki ste jih kdaj koli poslali in prejeli, trajno shranijo na strežnik Exchange. Seveda za večno hrambo vaših e-poštnih sporočil veljajo stvari, kot so omejitve pomnilnika v oblaku za posamezne račune in nenehna uporaba računa. Bistvo ostaja, da lahko v običajnih okoliščinah še vedno vidite svojo e-pošto, tudi resnično staro, tudi če ni shranjena v računalniku.

Torej, kaj lahko storiš Ali želite prenesti vsa e-poštna sporočila s strežnika v Outlook? Če si želite ogledati vso svojo e-pošto v Outlooku, obstajata dva načina.



1. način: V Outlooku uporabite povezavo »Več«

Outlook za Office ponuja enostaven način za razširitev števila e-poštnih sporočil, prikazanih v mapi. Ob predpostavki, da račun vzdržujete že dolgo ali imate dolgo e-poštno zgodovino, bo aplikacija običajno prikazala samo najnovejša e-poštna sporočila. Lahko pa prisili Outlook, da prenese vsa e-poštna sporočila IMAP - ali jih vsaj prikažite.

Ko ste v mapi, kot sta Prejeto ali Poslano v Outlooku, in se pomaknete navzdol, kmalu pridete do konca prikazanih e-poštnih sporočil. Tam boste videli sporočilo, da lahko kliknete povezavo in si ogledate več sporočil:

V tej mapi je na strežniku več elementov

Kliknite tukaj, če si želite ogledati več e-poštnih sporočil v programu Microsoft Exchange

Ko kliknete povezavo »Kliknite tukaj, da si ogledate več e-poštnih sporočil v programu Microsoft Exchange«, bo Outlook v računalnik prenesel preostala e-poštna sporočila za to mapo. To deluje samo, če imate internetno povezavo. Poleg tega se prenesejo samo e-poštna sporočila za določeno mapo. Če ste v mapi Poslano, dobite samo vsa e-poštna sporočila, ki ste jih kdaj poslali.

To načelo velja, če iščete po nabiralniku. Če vnesete iskalno poizvedbo in se prikažejo rezultati, boste na dnu strani z rezultati morda videli naslednje:

Prikaz nedavnih rezultatov ...

Več

S klikom na povezavo Več prenesete preostala e-poštna sporočila, ki se ujemajo z vašo iskalno poizvedbo.

Če želite naenkrat videti vsa svoja e-poštna sporočila v določeni mapi, se lahko v svoj račun prijavite prek spletne aplikacije za Outlook. To vas pripelje do vmesnika strežnika Microsoft Exchange za vaš račun in tam lahko vidite vse, kar je tam shranjeno.

2. način: Spremenite nastavitev »Mail to Keep Offline« v programu Outlook

To je nastavitev, ki določa, koliko mesecev e-poštna sporočila Outlook shranjuje v vašem računalniku. Ne pozabite, da to deluje le, če uporabljate Microsoftov e-poštni odjemalec ali priznanega ponudnika poslovnih e-poštnih storitev. Število shranjenih sporočil lahko celo podaljšate ali celo zmanjšate. Outlooku lahko tudi naročite, naj lokalno shrani vsako e-pošto.

Po navedbah Microsofta:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 in Outlook za Office 365 ponujajo možnosti 1, 3, 6, 12 ali 24 mesecev ali vse. Outlook 2019, Outlook 2016 in Outlook za Office 365 ponujajo dodatne možnosti 3 dni, 1 tedna in 2 tedna.

Tukaj morate storiti brez nadaljnjega:

  • Zaženite aplikacijo Outlook.
  • Pojdite na zavihek Datoteka.
  • Izberite spustni meni Nastavitve računa.
  • Ko je možnost razširjena, izberite Nastavitve računa.
  • V oknu Nastavitve računa izberite zavihek E-pošta.
  • Če imate v Outlooku več računov, bodo prikazani tukaj. Izberite tisto, katere nastavitve želite prilagoditi, in kliknite gumb Spremeni.
  • Prikaže se pogovorno okno Spremeni račun. Prepričajte se, da je označeno potrditveno polje Uporabi način predpomnjenega izmenjave.
  • Premaknite drsnik »Pošta, da ostane brez povezave« na želeno število let, mesecev, dni ali tednov. (Če je drsnik zatemnjen, vam je skrbnik morda preprečil spreminjanje nastavitve.)
  • Kliknite gumb Naprej.
  • Pojavi se pojavno okno, ki vas prosi, da potrdite spremembo konfiguracije. Kliknite V redu.
  • Kliknite Dokončaj in znova zaženite Outlook.

Kmalu bi morali na dnu Outlooka videti sporočilo, ki vas obvešča, da so »Vaše mape posodobljene«. To se prikaže šele, ko Outlook konča s prenosom vseh sporočil iz strežnika Microsoft Exchange.

Izberite možnost Vse, samo če je dovolj prostora za shranjevanje. Vaše nastavitve se morajo ujemati s količino prostora na disku. Če izberete možnost prenosa vseh e-poštnih sporočil na disk z omejenim prostorom, so težave neizogibne. Priporočamo, da najprej iz prostora za shranjevanje izbrišete vse neželene predmete, da sprostite več prostora.

Seveda se boste morda težko odločili, kaj odstraniti iz shrambe, zato smo tu, da vam pomagamo. Ali ste vedeli, da poleg očitnih datotek v vašem sistemu obstajajo tudi neželene datoteke, ki nimajo nobenega namena, razen da bi vam napihnile porabo prostora za shranjevanje? Seveda bi se jih radi znebili, vendar je morda vprašanje, kje so, težava.

Za rešitev te zagate priporočamo, da prenesete BoostSpeed. Ta programska oprema je zasnovana za odstranjevanje vseh vrst neželenih računalnikov, kot so nepotrebne sistemske in uporabniške začasne datoteke, predpomnilnik spletnega brskalnika, neuporabljeni dnevniki napak, ostanki datotek Windows Update, nepotrebni predpomnilnik Microsoft Office in še veliko več. Po skeniranju boste opazili dodatne gigabajte predelanega prostora na disku. Kot bonus BoostSpeed ​​najde in odstrani vse vzroke upočasnitve sistema, s čimer zagotavlja, da vaš računalnik deluje bolje in stabilneje kot prej.